Minggu, 22 Maret 2020

5 Tips Work From Home (WFH) Tanpa Ambyar

pic: sgcafe
Versi audio di: https://www.youtube.com/watch?v=AH5VPCraTFo

Pagi ini, seorang staf konsultan akuntansi menghubungi saya berkeluh kesah sulitnya kerja dari rumah atau Work From Home (WFH), banyak distraksi yang muncul. Mungkin Anda yang terpaksa menjalani WFH mengalami masalah serupa, mulai urusan anak, pembantu rumah tangga, bahkan urusan tetangga. Rasanya justru makin tidak produktif, sementara deadline pekerjaan tetap berjalan. Serasa ambyar, sobat.

So, bagaimana cara menjaga produktivitas sementara kita berada di rumah yang hiruk-pikuk-nya bisa melebihi kantor?

Perlu diingat kembali bahwa WFH bukan berarti tidak bekerja atau mengurangi pekerjaan. Membangun sense seperti seolah bekerja di kantor bukan hal mudah. Semuanya jelas berbeda. 

Kali ini saya akan membagikan 5 tips yang dapat kita upayakan untuk tetap menjaga produktivitas selama WFH:

1. Spell Your Mantra
Ucapan dari hati terdalam adalah doa atau mantra yang sangat menentukan bagaimana keadaan diri kita berikutnya. Duduk di depan catatan kerja atau laptop dan mulailah dengan membangun niat. Katakan pada diri sendiri Aku akan bekerja dan aku bisa menjalaninya dengan baik, menyelesaikan seluruh tanggungjawab hari ini. Sebuah teknik self-talk yang saya buktikan cukup efektif untuk memulai WFH. Sebuah afirmasi yang Anda bangun, sebagai perintah kepada pikiran dan tubuh Anda. Ucapkan kembali saat pikiran dan pandangan mulai terdistraksi. Mungkin Anda dapat menulis mantra tersebut di sebuah post-it yang ditempel di sisi laptop atau dinding meja kerja. 

2. Make Your Today to Do List
Gunakan to do list per hari untuk memudahkan Anda tetap fokus bekerja. Tulis di sebuah catatan yang mudah Anda lihat kembali. Berikan coretan atau tanda ✅ untuk setiap list yang telah Anda selesaikan. Hal ini akan memudahkan Anda memantau setiap progress pekerjaan Anda. Sebenarnya ini adalah teknik manajemen diri sederhana yang sering kita abaikan. Tak masalah jika di kantor biasanya ada supervisor yang mengejar dan menegur atas kelalaian, tapi di rumah, semuanya tinggal tentang pengendalian diri. Biasakan mengelola diri dengan to do list sederhana, sesuaikan dengan jam bekerja yang ideal.

3. Sense of Here and Now
Tidak hanya dalam WFH, seringkali kita sulit merasa hadir penuh dalam pekerjaan. Banyak pikiran datang dan hinggap lama, mulai urusan cicilan kendaraan, makan apa malam ini, hingga kekhawatiran COVID-19 setelah melihat peningkatan jumlah korban via berita. Ketika pikiran melayang, baik ke masa lalu dan masa depan, saat itu kita tidak benar hadir dalam pekerjaan saat ini. Anda dapat menerapkan meditasi nafas secara singkat untuk mencapai fase here and now. Menyadari dan menikmati nafas yang hadir dan pergi, beberapa menit saja. Hal ini sangat membantu untuk membangun konsentrasi dan fokus kembali.

4. Hear Relaxation Music
Untuk menjaga konsentrasi, saya kerap memanfaatkan earphone dan memutar musik relaksasi atau instrumentalia ringan. Selain menjauhkan dari suara berisik, musik relaksasi juga dapat membangun rasa dan ketenangan pikiran. Teknik ini cukup efektif. Namun perlu diketahui untuk mereka yang memiliki gaya serap informasi auditori, mungkin keberadaan musik akan menjadi distraksi tersendiri. Coba uji dan rasakan, apakah musik membantu Anda dalam berkonsentrasi.

5. Hey, Always Remember that You're in Duty
Hal utama yang tak boleh diabaikan dalam WFH adalah, sekali lagi WFH bukan holiday! Anda tetap sedang bekerja. Ini adalah masalah mindset yang harus  dijaga dengan baik. Carilah ruang atau tempat yang representatif. Mintalah pengertian dan dukungan orang rumah bahwa Anda harus bertanggungjawab dan bekerja. Tanpa dukungan ini, WFH tidak akan berhasil. Buat komitmen bersama keluarga tentang jam bekerja Anda, misalnya 7 atau 8 jam dalam sehari.


Demikian tips dari saya, semoga bermanfaat!

#WFHtanpaambyar

The Zen of Crisis Leadership During COVID-19 Pandemic

pic: tribun
COVID-19 benar melumpuhkan aktivitas manusia. Sejak akhir tahun lalu, ditemukan sebarannya di daerah Wuhan, kemudian terus bergerak bersama para carrier yang keluar masuk ke berbagai negara, menjadi bencana global. Hingga saya menulis blog, jumlah penderita dunia telah mencapai 304.528 kasus. Angka yang mungkin akan terus bertambah jika tidak ditangani dengan tepat.

Sejak Februari 2020 pemerintah kita baru mulai tanggap dan bergerak, khususnya sejak 2 kasus positif ditemukan di Depok. Upaya pemerintah yang dinilai belum optimal dibarengi dengan fenomena panic buying masyarakat. Bahan-bahan pokok diserbu, masker, tissue, hand sanitizer-pun menjadi target borongan. Semuanya menjadi langka dan mahal. Ekonomi mulai lesu. Beberapa usaha sepi konsumen, sekolah-sekolah lockdown, bisnis pariwisata terpaksa merumahkan pegawai, usaha manufaktur mengalami idle dan tanggungan biaya overhead yang berarti, cashflow tidak lagi sehat, rupiah terpuruk, bahkan harga saham menjadi anjlok.

Para pemimpin bisnis mengalami dilematis yang kompleks. Reputasi dan kecakapan mereka dipertaruhkan untuk melewati krisis multidimensi ini. Nampaknya, ini adalah masa dimana kualitas kepemimpinan kita sedang diuji. "Desakan" Work From Home (WFH) dari pemerintah bisa jadi bumerang jika tidak disikapi dan diimplementasikan dengan bijaksana. Memaksa karyawan tetap berkantor juga bukan keputusan yang dinilai manusiawi.

Tulisan Rob Asghar untuk Forbes menginspirasi saya. Dengan judul The Zen of Crisis Management: Fo The Next Right Thing, Asghar menyarankan bagaimana pemimpin bisnis dunia saat ini menyiapkan langkah ke depan yang TEPAT. Di salah satu paragraf, ia menulis:
"In this case, it’s clear that some American leaders are incapable of doing the right thing, because they view what’s right in the narrowest terms: In terms of protecting gains in the stock market (gains that may have been inflated and unsustainable in the first place); in terms of maintaining a cheap, tacky facade of invincibility; and in terms of protecting their own thrones, even as the castle walls around them crumble. It seems a tale that is Biblical or Greek in its depiction of the consequences of hubris. Less than a year after watching the fall of Cersei Lannister on Game of Thrones, we seem to be watching a real version in real time, though with dragons that are more metaphoric."
Ia memberi kritik pada sebagian pemimpin bisnis Amerika yang masih saja kekeuh memikirkan keuangan, aset, prestasi, dan posisi sebagai hal yang perlu diselamatkan, di tengah pandemi global. Tapi, secara logis, bukankah hal demikian wajar?

Tidak ada pilihan yang salah, yang ada hanya pilihan atau keputusan dengan konsekuensi.

Mempelajari Zen, membawa renungan batin saya pada kata reason for being, sebuah perjalanan berjumpa dengan diri seutuhnya. Tentunya Zen bukan sekadar tentang alasan hidup, namun jauh lebih luas, tentang pencarian jati diri, kesederhanaan, cara menjalani hidup, proses penyadaran, dan kadang tak terdefinisikan. Darinya, saya mencatat 5 prinsip Zen yang dapat membantu pemimpin bisnis menghadapi krisis:

1. Let Go Fear, Starting Clear
COVID-19 sedang menjadi obyek ketakutan manusia sejagad, tak terkecuali para pemimpin bisnis yang sedang berat-beratnya menghadapi kekhawatiran. Belum lagi ketakutan penurunan produktivitas, turunnya minat beli pasar, turunnya performa perusahaan. Tak jarang yang curhat pada saya sampai sulit tidur memikirkan bisnis esok. Kekhawatiran tak akan menambah sehasta hidup kita, justru memperburuk keadaan. Tak perlu reaktif, apalagi impulsif. Cukup jadilah responsif. Tenang dan membebaskan diri dari ketakutan adalah langkah terbaik saat ini. Kita tidak merasa damai saat ini karena masih terikat dengan ketakutan. Ketakutan telah mengambil alih pikiran sehat kita. Duduk sejenak, pejam mata sambil menikmati nafas dapat menjadi solusi terbaik untuk merasakan kedamaian pikiran. Hanya dengan pikiran yang jernih, damai, dan tenang, keputusan logis dan matang dapat dihasilkan, saya menyebutnya MINDFUL LEADER. Pemimpin yang tidak terbelenggu masa lalu, tidak terjerat ketakutan masa depan, namun fokus melakukan yang terbaik saat ini.

2. Trust & Simple Control Mechanism
Kepercayaan kini menjadi isu utama terkait WFH. Sekarang saatnya belajar untuk percaya dan dapat dipercaya. Kendali tindakan tidak lagi efektif bagi konsep WFH. Sistem kendali paling efektif saat ini adalah kendali hasil atau target. Tak mungkin atasan mengawasi 8 jam mereka yang WFH. Seperti konsep Zen, Anda dapat mengembangkan sistem kendali target SEDERHANA secara online.  Misalnya, dengan meminta staf membuat target pekerjaan harian serta daftar penyelesaiannya per hari yang disertai dokumen atau screenshot hasil pekerjaan. Anda juga dapat berkoordinasi dengan aplikasi online meeting. Lakukan cara-cara termudah dan sederhana. Jangan pernah membuat sistem kendali yang berlebihan dalam masa krisis ini, atau Anda akan kehilangan kepercayaan dari tim Anda.

3. Lean on The Go
Pandemi ini terus menggoncang aspek ekonomi, baik makro maupun mikro, khususnya pengusaha yang mengimpor barang dan bergantung pada kurs asing. Menjaga profit dengan meningkatkan pendapatan saat ini bukan impian yang bagus, kecuali Anda produsen masker dan alat-obat kesehatan atau penghasil aplikasi online meeting. Cara alternatif yang dapat dilakukan adalah dengan efisiensi usaha atau perampingan aktivitas. Bersikaplah HEMAT seperti mengurangi menggunakan fasilitas kantor berlebihan, menghentikan proses rekrutmen sementara, mengatur kembali jadwal pengadaan dan produksi, atau menunda perluasan bisnis sambil memantau perkembangan keadaan. Beberapa minggu ke depan Anda mungkin akan menanggung biaya-biaya dadakan yang tidak pernah dipredikasi sebelumnya. Hematlah segalanya mulai sekarang agar cashflow Anda tetap relatif baik.

4. Let Go Ego
Selanjutnya, pemimpin dalam masa krisis ini harus menyadari bahwa segala hal yang diupayakan harus mengutamakan aspek keamanan, kehidupan, dan kemanusiaan. Bukan ego yang utama. Sangat dimungkinkan pos-pos biaya baru muncul seperti penyemprotan disinfektan untuk kantor, pengadaan masker, sabun, dan hand sanitizer tapi sekali lagi bahwa ini adalah tindakan kemanusiaan yang sifatnya mendesak. Ada yang lebih MULIA dari performa keuangan dan citra diri Anda sebagai pemimpin. Jaga karyawan dan keluarga mereka. Mereka adalah partner Anda selama ini. Mereka adalah tangan-tangan penghasil keuntungan usaha selama ini. Bahkan jika WFH adalah satu-satunya cara terbaik beberapa bulan ini, upayakan. Bukan saat yang tepat bicara untung-rugi keuangan saat ini. Niatkan segalanya dengan baik, yakini saja setiap kebaikan yang Anda tabur dan lakukan tidak akan kembali sia-sia. 

5. Get Ready for The Next Crisis
Wabah COVID-19 hanya sementara. Pada waktunya akan lewat dan selesai. Namun, bukan berarti segalanya akan baik-baik saja selamanya. Krisis dalam rupa yang berbeda akan sangat mungkin terjadi. Kita semua menjadi tersadar, kemampuan adaptasi seorang pemimpin sangat dibutuhkan. Jika saat ini Anda melihat para manajer dan supervisor Anda kelabakan menghadapi krisis, tidak mampu mengambil keputusan yang baik, terjebak pada aspek ego, maka jelas mereka belum memiliki kepemimpinan masa krisis yang baik, atau KEPEMIMPINAN TRANSFORMASIONAL. Mulai pikirkan masa depan dengan matang tentang investasi dan pembekalan kepemimpinan yang lebih baik khususnya dalam menghadapi krisis.


Semoga sehat dan bahagia!